Règlement intérieur 2019
Titre 1. AFFILIATION-COTISATIONS
Article 1. Affiliation
L’Association des Joueurs d’Echecs par Correspondance (AJEC) se compose des membres actifs définis par le paiement d’une cotisation dont le montant a été défini et voté par le Comité Directeur et des membres d’honneur nommés par l’Assemblée Générale conformément à l’article 2 des statuts.
Article 2. Cotisations
Tout membre s’étant acquitté de sa cotisation annuelle peut participer aux compétitions définies par le Comité Directeur sur proposition de la Commission Technique de l’AJEC. La cotisation est strictement individuelle.
2.1. La Cotisation individuelle
Dénommée également cotisation AJEC, elle permet de participer aux tournois AJEC et de bénéficier des tarifs AJEC pour l’inscription aux tournois ICCF. Elle permet aussi de figurer sur la liste du classement publiée par l’AJEC. Elle est valide pour une année civile.
2.2. Joueurs Étrangers
La cotisation individuelle peut être accordée à un joueur étranger dans les mêmes conditions qu’aux joueurs français, toutefois il ne pourra prétendre au titre de Champion de France et ne peut pas participer aux compétitions internationales officielles par équipes.
Article 3. Perception des Cotisations
Chaque année au début octobre, la cotisation pour la saison suivante est annoncée sur le site web. Un bulletin de renouvellement est mis en téléchargement. Ces informations sont envoyées par lettre aux adhérents sans internet.
Titre 2. L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 4. Composition de l’Assemblée Générale
4.1. Assemblée Générale Ordinaire
Les membres actifs réunis au sein de l’Assemblée Générale Ordinaire, conformément à l’article 6 des statuts, doivent être affiliés à l’AJEC avant la fin de la saison sportive précédente (le 31 décembre). Ils ne peuvent participer aux votes que s’ils répondent aux dispositions de l’article 1 du présent règlement et s’ils sont à jour de leur cotisation pour la saison en cours.
Pour pouvoir voter, un membre actif doit être majeur et répondre aux exigences des statuts.
4.2. Assemblée Générale Extraordinaire
Les dispositions de l’article 4.1. ci-dessus s’appliquent à l’Assemblée Générale Extraordinaire lorsque celle-ci se tient au cours du premier semestre d’une année.
Si l’Assemblée Générale Extraordinaire se tient dans le second semestre d’une année, les effectifs pris en compte sont ceux officiellement arrêtés un mois avant le déroulement de cette Assemblée.
Article 5. Représentation
Un membre actif peut mandater pour le représenter en Assemblée Générale toute personne jouissant au jour de cette Assemblée Générale des droits afférents à la cotisation AJEC.
Un délégué ne peut représenter plus de 25 adhérents de l’Association ayant droit de vote.
Article 6. Convocation
Le Président de l’AJEC convoque les membres actifs affiliés et les membres d’honneur à l’Assemblée Générale Ordinaire qui se tient au moins une fois tous les deux ans selon l’article 7 des statuts. Il nomme six mois avant la date des Assemblées Générales Ordinaires (quatre mois pour les extraordinaires), un responsable chargé d’assurer la régularité du scrutin. Ce dernier doit être membre actif de l’AJEC, ne pas faire partie du Comité Directeur, ne pas être candidat. Il recueille les candidatures après un appel sur le site Internet de l’AJEC, vérifie leur validité, les fait connaître aux adhérents et centralise les bulletins de vote. Avec deux adjoints, il procède aux tirages au sort prévus et au dépouillement du scrutin. Les convocations sont adressées dans les délais suivants :
• Dans le cas d’élections, l’appel à candidature se fera cinq mois avant l’Assemblée Générale Ordinaire sinon,
• Deux mois avant la date de l’Assemblée Générale Extraordinaire.
Article 7. Votes
7.1 L’élection du Comité Directeur et du Président se fait à bulletins secrets. Les votes en Assemblée Générale ont lieu à main levée en tenant compte du nombre de mandats détenus par chaque délégué. Il y aura vote à bulletins secrets, s’il est demandé ne serait-ce que par un seul des membres présents.
7.2 Les années sans assemblée générale, un vote par correspondance postal et email
sera organisé pour l’approbation des rapports moral et financier par les adhérents.
Titre 3. ADMINISTRATION
Section 1 – Le Comité Directeur
Article 8. Élection au Comité Directeur
Les membres composant le Comité Directeur sont élus pour quatre ans par l’Assemblée Générale dans les conditions prévues à l’article 8 des statuts.
8.1. Les Candidatures
Peut être candidat au Comité Directeur de l’AJEC tout membre actif, répondant aux exigences de l’article 8 des statuts.
Chaque candidat enverra son acte de candidature au responsable des élections.
Ces actes de candidatures seront portés à la connaissance des adhérents, par le biais du site web et par lettre aux adhérents sans internet, un mois au moins avant l’Assemblée Générale.
Le dépôt des candidatures doit être effectué auprès du responsable des élections au plus tard trois mois avant l’Assemblée Générale.
8.2. Le Scrutin
L’élection du Comité Directeur par l’Assemblée Générale se déroule par correspondance en un seul tour à bulletins secrets.
Le bulletin de vote sera mis en téléchargement et envoyé aux adhérents ne disposant pas d’une connexion Internet.
Le dépouillement est effectué la veille de l’Assemblée Générale Elective par le responsable des élections et deux assesseurs qui procèdent également à la répartition des procurations reçues. Toute anomalie est signalée au Comité Directeur.
8.3. Le bulletin de vote
Il comprend la liste des candidats au Comité Directeur.
Pour être valable, il doit :
• être anonyme. La double enveloppe est obligatoire et l’enveloppe intérieure doit être absolument vierge,
• ne pas porter de noms de personnes extérieures à l’Association,
• ne pas porter plus de noms que de sièges à pourvoir.
Les adhérents peuvent rayer les candidats sur lesquels ils ne portent pas leur choix et rajouter le nom d’un ou plusieurs membres actifs.
Sont déclarés élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix dans la limite des sièges à pourvoir. Si plusieurs candidats obtiennent le même nombre de voix pour le dernier siège à pourvoir, la décision se fera à l’ancienneté au sein de l’association, le plus ancien étant élu, et si les deux candidats sont toujours à égalité, le plus jeune d’entre eux est déclaré élu.
Les candidats ayant obtenu au moins 20% des voix exprimées mais ne rentrant pas dans le quota des sièges à pourvoir sont déclarés membres suppléants. Ils seront appelés, selon l’ordre décroissant des voix obtenues, à siéger au Comité Directeur au fur et à mesure que des sièges deviennent vacants.
Le mandat de ces membres prendra fin avec celui de l’ensemble du Comité Directeur.
Article 9. Fonctionnement du Comité Directeur
En dehors des réunions formelles du Comité Directeur et des Commissions, les délibérations et les décisions peuvent être prises par correspondance postale ou électronique (email, visioconférence ou autre).
9.1. Convocation – Ordre du Jour
Le Président de l’AJEC établit l’ordre du jour des réunions du Comité Directeur dont les membres sont convoqués par courrier postal ou électronique au moins quinze jours à l’avance. Tout membre du Comité Directeur peut faire inscrire un point à l’ordre du jour avant l’ouverture de la séance, sous réserve de l’approbation de la majorité du Comité Directeur. La représentation de la majorité des membres du Comité Directeur est requise pour tenir la réunion.
9.2. Fréquence des Réunions
Une réunion du Comité Directeur doit se tenir au minimum une fois tous les deux ans. Elle pourra être couplée avec l’Assemblée Générale Ordinaire.
9.3. Délibérations
Les décisions du Comité Directeur sont prises à la majorité des voix présentes ou représentées. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante.
9.4. Présence aux Réunions
Un membre empêché d’assister à une réunion du Comité Directeur peut se faire représenter par un autre membre. Aucun membre ne peut détenir plus de deux pouvoirs.
9.5. Sièges Vacants
Les sièges devenus vacants sont pourvus par les membres suppléants selon le processus décrit à l’article 8.3 ci-dessus.
Si le nombre de membres suppléants devient insuffisant pour pourvoir tous les sièges vacants, des membres de l’Association pourront être cooptés à la majorité des votes du Comité Directeur, sur proposition de l’un de ses membres.
Le mandat des membres ainsi cooptés prendra fin avec celui de l’ensemble du Comité Directeur
9.6. Remboursement de Frais
Les membres du Comité Directeur sont fondés à demander au Trésorier de l’AJEC le remboursement des frais réels entraînés par leur participation aux réunions sur présentation de justificatifs.
9.7. Commissions
La création des Commissions officielles est du seul ressort du Comité Directeur devant lequel elles rendent compte de leurs travaux. Chacune de ces Commissions comprend au moins un membre du Comité Directeur.
Le Président de l’AJEC nomme les membres et les Présidents des Commissions. Il peut mettre fin à leurs fonctions à tout moment s’il juge leur travail insuffisant ou non conforme à la politique de l’AJEC.
Le Comité Directeur vote, éventuellement sur proposition des différentes Commissions, tous les règlements permettant le fonctionnement de l’AJEC (règlement intérieur des Commissions, règlement des compétitions, etc…).
La Commission Technique (voir Art. 13), la Commission des Finances (préparation du budget, des tarifs, des décisions à incidence financière) et la Commission des Règlements sont des commissions permanentes.
9.8. Modifications du présent Règlement Intérieur
Le présent Règlement Intérieur pourra être modifié par un vote du Comité Directeur sur proposition du Président ou du Vice Président, président de la Commission des Règlements.
Section 2 – Le Président et le Bureau
Article 10. Le Président de l’AJEC
10.1. Élection du Président
En application de l’article 12 des statuts, le Comité Directeur nouvellement élu par l’Assemblée Générale (par correspondance) se réunit aussitôt et élit son Président.
Le Président est choisi parmi les membres du Comité Directeur sur proposition de celui-ci. Il est élu au scrutin secret, à la majorité absolue des suffrages valablement exprimés et des bulletins blancs.
Si aucun candidat n’obtient la majorité des suffrages, un second tour est organisé entre les deux candidats arrivés en tête du premier tour. Si lors du premier tour, plusieurs candidats arrivent à égalité à la seconde place, ils sont tous autorisés à prendre part au second tour. Lors du second tour, le Président est élu à la majorité simple. En cas d’égalité au second tour, le plus âgé des candidats est déclaré Président.
10.2. Fonction du Président
Outre les attributions dévolues par les statuts, le Président représente l’AJEC dans tous les organismes nationaux et internationaux. Il peut déléguer tout ou partie de cette représentation, de façon permanente ou temporaire.
Chaque fois qu’il le juge utile pour assurer la bonne marche de l’AJEC, le Président peut nommer toutes personnes à tous emplois hors ceux prévus dans la composition du Bureau. Il en tient informé le Comité Directeur. Le président, par des circulaires périodiques, tient au courant les responsables des décisions qu’il a prises et des nouvelles concernant l’Association. Il peut également demander l’avis de chacun sur un sujet précis et organiser un vote par correspondance.
Le Président propose également les Membres des Commissions appartenant ou non au Comité Directeur. Les Présidents des Commissions siègeront après leur nomination avec voix consultative s’ils n’appartiennent pas au Comité Directeur. Le Comité Directeur ratifie collectivement ces nominations par un vote.
10.3. Vacance du Président
Si le poste de Président devient vacant, pour quelque cause que ce soit, pendant une durée inférieure à deux mois, il est remplacé dans ses fonctions par le Vice – Président, ayant été élu avec le plus de voix (en cas d’égalité, c’est le Vice-Président le plus âgé qui remplace le Président).
Au-delà du délai de deux mois, la vacance du Président est considérée comme définitive et il est procédé à son remplacement selon les dispositions prévues à l’article 15 des statuts.
En cas de vacance de la présidence, l’élection d’un membre d’un Comité Directeur au poste de Président s’effectue à main levée, sauf si l’un des membres du Comité Directeur exige un scrutin à bulletin secret, à la majorité absolue des suffrages valablement exprimés et des bulletins blancs.
Si aucun candidat n’obtient la majorité des suffrages, un second tour est organisé entre les deux candidats arrivés en tête du premier tour. Si lors du premier tour, plusieurs candidats arrivent à égalité à la seconde place, ils sont tous autorisés à prendre part au second tour. Lors du second tour, le Président est élu à la majorité simple. En cas d’égalité au second tour, le plus âgé des candidats est déclaré Président.
Article 11. Le Bureau de l’AJEC
11.1. Composition du Bureau
Aussitôt après son élection, le Président propose les membres du Bureau de l’AJEC choisis au sein du Comité Directeur qui ratifie ce choix par un vote. L’élection s’effectue à main levée, mais pourra être tenue à bulletin secret à la demande de l’un des membres du Comité Directeur. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante.
Outre le Président, le Bureau comprend :
• Le(s) Vice-Président(s),
• le Secrétaire
• le Trésorier,
• le Directeur général des tournois.
11.2. Fonction du Bureau
Le Bureau est l’organe exécutif de l’AJEC. Il est chargé de la mise en application des décisions du Comité Directeur dans le cadre des orientations définies en Assemblée Générale. Il prend au jour le jour toutes les initiatives nécessaires pour assurer la bonne marche de l’AJEC.
Le Bureau peut être convoqué à tout moment par le Président sans formalité particulière.
En dehors des réunions formelles du Bureau, les délibérations et les décisions peuvent être prises par correspondance postale ou électronique (email, visioconférence ou autre).
11.3. Cohésion du Bureau
Pour maintenir la cohésion indispensable au fonctionnement de l’AJEC, le Comité Directeur peut, sur proposition du Président, mettre fin aux fonctions d’un membre du Bureau ainsi que des Directeurs de tournois et des Présidents des Commissions s’il juge leur travail insuffisant ou non conforme aux objectifs de l’AJEC.
11.4. Le(s) Vice-Président(s)
Le(s) Vice-Président(s) assiste en permanence le Président. Il le remplace dans ses fonctions en cas de vacance d’une durée inférieure à deux mois.
Un Vice Président préside la Commission des Règlements.
11.5. Le Secrétaire
Le Secrétaire assure, sous l’autorité du Président, le fonctionnement administratif officiel de l’AJEC, il veille notamment au respect du calendrier administratif. Il assure la diffusion des informations aux membres. Il établit les procès-verbaux des réunions du Comité Directeur et des Assemblées Générales.
11.6. Le Trésorier
Le Trésorier tient la comptabilité de l’AJEC, encaisse les recettes et procède au règlement des dépenses ordonnancées par le Président. Il procède aux remboursements de frais prévus au présent règlement ou expressément accordés par le Président. Il prépare le rapport financier et le projet de budget avant chaque Assemblée Générale.
Le trésorier préside la commission des finances.
Section 3 – Structure Administrative de l’AJEC
Article 12. Organisation Administrative
L’activité administrative de l’AJEC s’articule sur les membres actifs qui recevront les informations par le biais du site web, par courrier électronique ou par courrier postal pour les sans internet.
Titre 4. LES COMMISSIONS PERMANENTES
Article 13. La Commission Technique
13.1. La Commission Technique se compose de 7 membres au moins, dont un membre de droit, le Directeur Général des Tournois.
Le Directeur Général des Tournois propose les membres élus de la Commission. Cette proposition doit être approuvée par le Président de L’AJEC puis par le Comité Directeur conformément à l’article 9.7. du présent règlement.
Des chargés de mission peuvent être nommés par le Directeur Général des Tournois. Le Directeur Général des Tournois préside la commission Technique.
13.2. La Commission Technique a pour but :
• de contrôler toute la vie technique de l’AJEC ;
• d’assurer l’amélioration du niveau des joueurs français par l’établissement d’une politique échiquéenne sur le plan technique ;
• d’assurer la gestion technique de l’AJEC dans le cadre du budget voté par l’Assemblée Générale ;
• d’assurer la participation de la France dans les compétitions internationales et la sélection des joueurs français ; elle peut déléguer ses prérogatives à un Commission de Sélection composée de 4 membres proposés par le Directeur Général des Tournois ;
• de faire des propositions concernant le statut des joueurs de haut niveau ;
• de veiller à ce que les manifestations organisées dans le cadre des activités de l’AJEC respectent les règles d’application, les appellations officielles et les cahiers des charges de l’I.C.C.F. et de l’A.J.E.C. ;
• de contrôler le Classement ;
• d’établir le Calendrier AJEC Officiel des compétitions ;
• de gérer la Direction des tournois et leur homologation ;
• de conseiller les Directeurs de Tournois qui feraient appel à elle ;
• d’établir un règlement pour les compétitions nationales, et de veiller à leur bonne organisation ;
• d’établir un règlement permettant d’accorder des titres d’Excellence et de Maîtres Nationaux.
13.3. Au sein de la Commission Technique, les décisions sont prises à la majorité des membres de la commission. Un quorum des 2/3 des membres est nécessaire pour la validité des décisions.
13.4. Les titres nationaux décernés par application des règlements sont officialisés le jour de l’Assemblée Générale Ordinaire de l’AJEC.
13.5. Indépendamment des décisions qu’ils sont amenés à prendre au cours d’une compétition, pour faire respecter les règles techniques du jeu, les Directeurs des tournois peuvent proposer à la Commission Technique les mesures disciplinaires prévues par l’article 16 du présent règlement. La commission Technique prononce les sanctions selon les dispositions des articles 16 et 17 du Règlement Intérieur.
Article 14. La Commission des Finances
La Commission des Finances est une commission permanente composée de 4 à 7 membres. Elle est présidée par le Trésorier.
La Commission des Finances a pour rôle de préparer le budget, de proposer les tarifs et d’étudier toutes les décisions à incidence financière.
Au sein de la Commission des Finances, les décisions sont prises à la majorité des membres de la commission. Un quorum des 2/3 des membres est nécessaire pour la validité des décisions.
Article 15. La Commission des Règlements
La Commission des Règlements est une commission permanente composée de 4 à 7 membres. Elle est présidée par un Vice Président de l’AJEC.
La Commission des Règlement a pour rôle de veiller à l’application des Statuts et du Règlement Intérieur. Elle a en charge d’étudier et de proposer toutes les modifications des Statuts et du Règlement Intérieur.
La Commission des Règlements est seule compétente pour examiner les infractions aux Statuts ou au Règlement Intérieur. Elle prononce les sanctions selon les dispositions des articles 16 et 17 du Règlement Intérieur.
Au sein de la Commission des Règlements, les décisions sont prises à la majorité des membres de la commission. Un quorum des 2/3 des membres est nécessaire pour la validité des décisions.
Titre 5. LE POUVOIR DISCIPLINAIRE
Article 16. Les sanctions
Les sanctions disciplinaires applicables aux membres actifs de l’AJEC doivent être choisies parmi les mesures ci-après:
1) Avertissement;
2) Pénalités sportives;
3) Suspension partielle ou totale;
4) Radiation.
Les sanctions visées aux 2) et 3) peuvent être assorties du sursis.
La Commission Technique et la Commission des Règlements sont habilitées à prononcer les sanctions 1), 2) et 3).
Seul le Comité Directeur, saisit par l’une des commissions ou le Président, peut prononcer la radiation à la majorité de 2/3 des voix.
16.1 Sanctions individuelles
Est passible de sanction, tout membre actif qui:
• contrevient aux dispositions des statuts et règlements ;
• commet une faute contre l’honneur, la bienséance ou l’éthique
En outre, est passible de sanction, tout dirigeant, qui
• aura commis une faute grave dans l’exercice de ses fonctions ou aura, par son comportement, cessé de s’en montrer digne;
• aura, dans le cadre des activités échiquéennes, utilisé ses fonctions à des fins personnelles ou dans un but de lucre.
Tout membre du Comité Directeur déchu de ses droits civiques, sera automatiquement considéré comme démissionnaire de ses fonctions électives et il sera procédé à son remplacement.
16.2 Conséquences des sanctions
Tout joueur suspendu ou radié ne peut disputer aucune partie officielle et aucun résultat de partie jouée contre lui ne saurait être homologué.
Tout dirigeant suspendu ne peut exercer aucune fonction dirigeante.
Tout membre actif sanctionné de suspension totale ne peut exercer aucun des droits conférés par l’affiliation.
Article 17. Instance d’appel
Un membre de l’Association ayant été sanctionné peut faire appel devant le Comité Directeur qui prononcera alors un verdict définitif
Pour un cas de radiation de l’Association, un joueur ou un membre du Comité Directeur peut alors interjeter appel auprès du Président. Cet appel est suspensif jusqu’à la prochaine Assemblée Générale qui prononcera alors un verdict définitif.
